RSS лента

Архив рубрики: Фасилитация

Метод MoSCoW для расстановки приоритетов

 

MOSCOW_method

Метод MoSCoW был создан Dai Clegg из компании Oracle UK в 1994г и стал активно использоваться в управлении проектами. Однако, на наш взгляд, его применение может быть более широким. Метод можно использовать при фасилитации встреч, в частности, для:

  • Отбора участников встречи/совещания
  • Выбора наиболее приоритетных действий при планировании
  • Определения пунктов, которые следует включить в повестку встречи
  • Оценки стратегических альтернатив
  • Определения атрибутов нового продукта/услуги и т.д.

Работает метод следующим образом.

Все имеющиеся альтернативы необходимо сгруппировать в 4 кластера («корзины»):

  • M (must) — должно быть при любых условиях. Нельзя отказаться от этого. Залог успеха.
  • S (should) – следовало бы иметь, но можно отложить на более позднее время.
  • C (could) – можно было бы иметь, но, если нет возможности, можно и отложить.
  • W (would or won’t this time) – в этот раз стоит отказаться от этого, но в следующий раз можно включить.

Например, участники определили несколько вопросов, которые они хотели бы осудить на текущей встрече. Однако поскольку встреча длится всего 3 часа, все вопросы в ходе неё обсудить не удастся. В этом случае участникам можно предложить расставить приоритеты, путем распределения всех вопросов по 4м группам. Затем в повестку встречи включаются наиболее насущные вопросы (Must), а также вопросы, которые можно обсудить, если останется время (Should). Остальные группы вопросов (could и would) можно предложить рассмотреть позже.

 

В чем разница между фасилитацией и модерацией?

Moderation vs facilitation

Moderation vs facilitation

Часто клиенты и участники встреч спрашивают о том, чем отличаются друг от друга фасилитация и модерация. Попробуем разобраться в этом вопросе.

Оба метода используются для проведения встреч (как небольших совещаний и воркшопов, так и конференций для более чем 100 человек). И тот и другой метод предполагают использование флипчарта, карточек модерации, поинтов для голосования, модерационных досок и стикеров для проведения дискуссии. В обоих случаях целью ведущего (модератора или фасилитатора) является эффективное проведение встречи. На этом, пожалуй, сходство методов заканчивается.

Основные отличия кроятся в методологии подходов, а также в роли ведущего.

Модерация является более жестким и структурированным подходом. За более чем 50летнюю историю метода выработаны и повсеместно используются лишь несколько техник для работы с группой. Классический план модерационной сессии состоит из следующих 6 этапов:

  1. Представление участников и ведущего
  2. Сбор тем обсуждения
  3. Выбор темы
  4. Обсуждение темы
  5. Выработка плана действий
  6. Выводы и завершение встречи

На каждом из этапов используется модерационная доска, где фиксируется вся информация в виде списков, таблиц, матриц, схем процессов. При этом практически не используются рисунки. Например, в начале встречи в ходе знакомства на доску выписываются ФИО присутствующих и дополнительная информация  о них (хобби, должность, подразделение и т.п.). При выборе темы участники предлагают свои варианты, которые выписываются на доску, либо записываются на карточки, которые крепятся к доске. Далее, как правило, проводится голосование с помощью меток для голосования (поинтов). В ряде случаев темы встречи определяются и выносятся на доску заранее. Поэтому модератор выступает в роли человека, ведущего группу.

Фасилитация предполагает большую гибкость в процессе встречи. В частности, при фасилитировании активно используются средства визуализации, начиная от рисунков и заканчивая коллажами и конструктором ЛЕГО. Так называемые разогревы (warm-ups)  тоже предполагают большую подвижность участников. Например,  для знакомства участников просят нарисовать на листе бумаги что-то, что будет олицетворять личность человека и его ожидания от встречи. Далее присутствующие перемещаются по помещению, где проходит встреча, и обмениваются рассказами о своих рисунках в парах.

У фасилитационной сессии, конечно, есть свой план. Однако методы фасилитации более разнообразны по форматам. Например, метод «Открытое пространство» дает возможность участникам выбрать те темы, которые их интересуют, и «проголосовать ногами» за каждую из них. Участники могут присоединяться к обсуждению любой из выбранных тем, перемещаясь по помещению, посетив таким образом несколько групп обсуждения, либо могут остаться и обсуждать какую-то одну тему.

То есть участники фасилитируемого мероприятия более свободны в выборе методов и форм работы. Поэтому фасилитатор выступает в роли человека, скорее, подталкивающего группу к результату. Иногда, когда в процессе проведения встречи, возникают проблемы, требующие дополнительного обсуждения или иных методов решения, фасилитатор может внести изменения в план мероприятия.

Таким образом, выбирая между фасилитацией и модерацией, следует руководствоваться следующими моментами:

1)      Целями и характером встречи. Если в ходе встречи необходимо предложить инновационные идеи, прийти к консенсусу, сгладив острые углы, выработать сложные и комплексные решения, сформулировать ценности компании и т.п., подойдет фасилитация. Если же цель встречи – обсуждение проблемы, не вызывающей накала страстей и не предполагающей значительного творчества, например, еженедельное совещание у руководства, то более уместной будет модерация мероприятия.

2)      Культурой организации и характеристиками группы. В авторитарных компаниях, в группах, привыкших к жесткому стилю принятия решений, иногда также в возрастных группах, более предпочтительным вариантом может быть модерация. Вероятно, именно поэтому модерация широко используется в Германии.

 

Фасилитация эффективна: доказано наукой

Исследователи Рез Шадмейр и Генри Халкомб (Shadmehr, Reza, Henry H. Holcomb, “Neural correlates of memory motor consolidation”, 1997) проводили наблюдение за двумя группами людей: первая – писала от руки, вторая – набирала текст на клавиатуре. Исследование головного мозга участников обеих групп показало, что запись от руки является более эффективной, так как при этом память работает более активно. Соответственно всё, что в ходе фасилитационной сессии будет зафиксировано на бумаге, останется в памяти участников.

Двое других ученых Мортон Дойч и Гарольд Джерард (Deutsch, Morton and Gerard, Harold, “A study of normative and informational social influences upon individual judgment”, 1955) решили узнать, в каких случаях люди более привержены своему мнению. Они разделили испытуемых на три группы и попросили оценить длину нарисованной на бумаге линии. Те участники, которые записывали свою оценку длины линии на бумаге анонимно и те, которые, напротив, подписывали свои листки с оценкой, не меняли впоследствии своего мнения, в отличие от участников той группы, где было разрешено стереть свою оценку с бумаги до её обнародования. Поэтому исследователи сделали вывод о том, что люди более привержены своему мнению, если они его зафиксируют на бумаге. Соответственно такие технологии фасилитации как голосование (когда обнародуется мнение участников), а также запись мнений участников на флипчартах, повышают приверженность решениям принятым в ходе сессии фасилитации. Так, например, когда участники составляют план действий  на листах флипчарта, добавляя свои действия путем размещения на них стикеров, вероятность того, что план будет внедрен на практике значительно повышается.

Еще один интересный мотиватор, способствующий эффективности фасилитации – сила социального соответствия (теория социального влияния). Мы часто хотим быть похожими на остальных, и поэтому бессознательно повторяем действия других людей в незнакомой нам ситуации. Именно на этом факте базируется действенность позитивного сравнения, когда, к примеру, мы говорим, что большая часть нашего коллектива занимается спортом, «новичок», скорее всего, будет стремиться соответствовать имиджу коллег. Поэтому такой метод фасилитации как парадигма позитивных перемен, в котором внимание сотрудников изначально концентрируется на положительных сторонах рассматриваемой проблемы, является более действенным инструментом, особенно, когда мы работаем над выработкой ценностей или повышением вовлеченности персонала (подробнее см. «Перемены к лучшему» (Денисова А.В.), Справочник по управлению персоналом №5/2014).

Согласно   данным   Массачусетского   технологического   института (MIT) «зрение обеспечивается  огромной  частью  человеческого  мозга.  Около  50%  мозга прямо или косвенно связано с функциями зрительного восприятия <…> Кроме того, на нейроны, ответственные за зритель восприятие приходится около 30% серого вещества» (MITResearch, “Brain Processing of Visual Information”). Поэтому человечек легче и лучше воспринимает именно визуальную информацию. В связи с этим графическая фасилитация – незаменимое средство, которое помогает визуализировать принятие решение, разработку стратегии, формулирование ценностей и т.д. Здесь нельзя не упомянуть и о силе историй. Мы живем в мире историй. Рассказываем истории о себе и о других. За обедом, в работе, на отдыхе. Мы лучше воспринимаем информацию, которая подается в виде историй, именно поэтому многие гуру презентаций советуют строить свою презентацию по законам сценарного жанра, когда в рассказе присутствуют герой и сюжетная линия. Графическая фасилитация позволяет создать такие истории и донести их до участников максимально эффективно.

Mission

Зачем нужна фасилитация он-лайн встреч?

Команда Tripp and Tyler сняла замечательный ролик о типичном конференц-колле в наших компаниях.

Вроде бы все участвовали, процесс был, результата нет. Особенно часто встречаешься с этим во время встречи, в которой участвуют стороны из разных регионов. У кого-то связь отключили, кого-то плохо слышно, кто-то работает из дома и т.д и т.п. КПД подобных встреч, к сожалению, минимален, впрочем, как и затраты, так как не надо оплачивать командировочные всем участникам. Последнее обстоятельство и послужило мощным толчком к повсеместному внедрению теле- и он-лайн конференций. Можно ли как-то улучшить производительность подобных встреч? Однозначно. И эффективным инструментом для этого является он-лайн фасилитация. Секреты успешного проведения виртуальных встреч очень просты:

До проведения встречи следует:

  1. Составить и разослать повестку встречи участникам. Если предполагается просмотр презентаций или иных документов, их также необходимо разослать заранее. Если презентаций много, либо они содержат видео и фото-материалы, можно разместить их на облачном сервисе.
  2. Разослать инструкции по присоединению к встрече. Попросить сделать пробное подключение за 5-10 мин до начала встречи.
  3. Проверить, все ли оборудование и программы работают в требуемом режиме.
  4. В день встречи повторно разослать приглашение с напоминанием о встрече, её целях, инструкцией к подключению. Узнать все ли участники смогут принять участие.

Во время встречи:

  1.  Проверить все ли подключились, хороши ли слышно, нет ли технических проблем и других вопросов по участию во встрече.
  2. Озвучить повестку и ожидания от встречи.
  3. Представить всех участников.
  4. Строго следовать повестке, придерживаться временных рамок.
  5. После каждой презентации или выступления необходимо провести раунд вопросов-ответов и  обсуждения. На обсуждение следует отводить не более 15 минут. Если остаются вопросы, на которые в момент встречи нет возможности дать ответ, они выносятся в отдельный лист «parking-lot». В конце встречи необходимо к ним вернуться и назначить ответственных за их решение или поиск информации по ним.
  6. Если для проведения звонка/встречи используется программа, позволяющая в реальном времени проводить брейнсторм, дебаты, правку документа, голосование и прочие «прелести» фасилитации (например, Adobe Connect), обязательно воспользуйтесь этими возможностями. Главное НО: все участники должны уметь пользоваться этим софтом. Если такой программы нет, но участники видят Вас в реальном времени, можно сделать это с использованием флипчарта и доски.
  7. Помните: лучше подавать информацию небольшими кусочками (не более 15-20 мин), чем огромными кусками! Юмор никто не отменял:)
  8. Неплохо, если удастся визуализировать результаты обсуждения и/или его ход. Для этого можно использовать IPAD и интерактивные доски, либо возможности Вашего ПО.
  9. Максимально вовлекайте участников в обсуждение, иначе получится как в ролике:

10. Перед завершением встречи следует подвести итоги, собрать обратную связь, определить дальнейшие действия и ответственных, возможное время следующей встречи и поблагодарить участников.

После встречи:

  1. Вышлите участникам протокол с результатами встречи.
  2. Контролируйте выполнение принятых решений, оповещайте участников о ходе реализации решений.

Удачных встреч и профессиональных побед!

HR-кафе

25.04.14г было организовано HR-кафе в рамках семинара-практикума «Прием, увольнение, оплата труда: работа с кадрами в 3D-формате», проведенного журналами «Справочник кадровика» и «Справочник по управлению персоналом». Мне посчастливилось выступить в роли администратора HR-кафе. Гости нашего кафе — HR-менеджеры из различных регионов РФ — обсудили сложные вопросы из своей практики, связанные с оплатой труда, а заодно научились применять в работе один из самых популярных методов фасилитации — «Мировое кафе».

В презентации ниже описан метод фасилитации «Мировое или интернациональное кафе». 

История фасилитации в России (IAF Global Newsletter, April 2014)

В этом месяце вышла моя заметка в Вестнике Международной ассоциации фасилитаторов об истории фасилитации в нашей стране.

Facilitation History

 

From Veche to Russia today, Ariadna Denisova

Facilitation is a relatively new profession in Russia. Its modern history could be traced since 90s, when different foreign training companies conducted training on facilitation here. One of the first companies that invited foreign facilitators was “Intertraining” – NGO, that specialized mostly on work with non-commercial sector. Since 2000 ICA’s ToP facilitation methods were presented in Russia. After that methods of facilitation began their journey through Russian vastness.

Facilitation methods go back a long time in the ancient history of the country. While we don’t know exactly what methods of meeting facilitation were used, we know for certain that there were some tools for decision making, that afterwards became the base for the next developments. For example, the most famous meetings in Russian history were Chamber or Veche in Russian. This was the national assembly and an integral part of the socio-political mechanism of the ancient society. Composition of Veche assembly was socially homogeneous: there were ordinary people, and the «best», i.e the nobility. The Veche assembly responsibility included a wide range of issues, from raising funds for the urban militia and recruitment of military units to the expulsion or the election of the prince. Later on, during Soviet Union period, it was not usual to engage people in decision making, so facilitation methods were not  promoted.

Today facilitation is more actively used by Russian trainers and facilitators. There are a growing number of facilitators that are members of IAF. Some of them are IAF certified facilitators. But comparing with Europe or USA, the number of facilitators in Russia is pretty small. Most of them live in Moscow or Saint Petersburg. When you mention “facilitation” in Russia, you often will meet surprise and questions, and this small group of facilitators are doing a great job of bringing the art of facilitation home.

It is interesting to note that businesses are the first to welcome facilitation methods in Russia. We don’t see this happening in NGOs or communities yet. Russian business operates in a very complex and constantly changing situation. That is why the questions of organisational development and change management are extremely current issues for companies. And they seek methods that could help in transforming internal conditions and adapting to the changing environment. Facilitation is of great help here. That is why the theme of business facilitation is very attractive and people from business are eager to take part in the IAF Conference that will take place in Moscow in October 2014.

Facilitation being an emerging profession, there is also a huge need of facilitation methods presentation. The facilitation literature in the Russian language is not rich, and there are very few translated books from this domain. This creates a vacuum in the knowledge base that trainers can make use of. So we will be welcoming here professionals who would like to share their experience. They will be met by appreciative listeners here, I bet.

Russia is a big country and our companies operate in different locations in the regions and other countries. So, the use of virtual meeting technologies is growing. And with it, the need of virtual facilitation methods is increasing. Some of our facilitators will present their cases of successful application in practice, and we would welcome other experiences of the use of virtual facilitation in other countries too. The demand for virtual meetings has led to the birth of several Russian startups that have developed exciting applications for virtual meetings and we are looking forward to showcase and present them to you during the conference.

In conclusion I’d like to stress that though facilitation is pretty young in Russia, it is developing like mad. And we are glad to meet all the colleagues who would like to contribute to its maturity.

http://us3.campaign-archive2.com/?u=502cd44e9b6d065bc273aaad8&id=2bda414fec&e=bf0d85fbba