Команда Tripp and Tyler сняла замечательный ролик о типичном конференц-колле в наших компаниях.
Вроде бы все участвовали, процесс был, результата нет. Особенно часто встречаешься с этим во время встречи, в которой участвуют стороны из разных регионов. У кого-то связь отключили, кого-то плохо слышно, кто-то работает из дома и т.д и т.п. КПД подобных встреч, к сожалению, минимален, впрочем, как и затраты, так как не надо оплачивать командировочные всем участникам. Последнее обстоятельство и послужило мощным толчком к повсеместному внедрению теле- и он-лайн конференций. Можно ли как-то улучшить производительность подобных встреч? Однозначно. И эффективным инструментом для этого является он-лайн фасилитация. Секреты успешного проведения виртуальных встреч очень просты:
До проведения встречи следует:
- Составить и разослать повестку встречи участникам. Если предполагается просмотр презентаций или иных документов, их также необходимо разослать заранее. Если презентаций много, либо они содержат видео и фото-материалы, можно разместить их на облачном сервисе.
- Разослать инструкции по присоединению к встрече. Попросить сделать пробное подключение за 5-10 мин до начала встречи.
- Проверить, все ли оборудование и программы работают в требуемом режиме.
- В день встречи повторно разослать приглашение с напоминанием о встрече, её целях, инструкцией к подключению. Узнать все ли участники смогут принять участие.
Во время встречи:
- Проверить все ли подключились, хороши ли слышно, нет ли технических проблем и других вопросов по участию во встрече.
- Озвучить повестку и ожидания от встречи.
- Представить всех участников.
- Строго следовать повестке, придерживаться временных рамок.
- После каждой презентации или выступления необходимо провести раунд вопросов-ответов и обсуждения. На обсуждение следует отводить не более 15 минут. Если остаются вопросы, на которые в момент встречи нет возможности дать ответ, они выносятся в отдельный лист «parking-lot». В конце встречи необходимо к ним вернуться и назначить ответственных за их решение или поиск информации по ним.
- Если для проведения звонка/встречи используется программа, позволяющая в реальном времени проводить брейнсторм, дебаты, правку документа, голосование и прочие «прелести» фасилитации (например, Adobe Connect), обязательно воспользуйтесь этими возможностями. Главное НО: все участники должны уметь пользоваться этим софтом. Если такой программы нет, но участники видят Вас в реальном времени, можно сделать это с использованием флипчарта и доски.
- Помните: лучше подавать информацию небольшими кусочками (не более 15-20 мин), чем огромными кусками! Юмор никто не отменял:)
- Неплохо, если удастся визуализировать результаты обсуждения и/или его ход. Для этого можно использовать IPAD и интерактивные доски, либо возможности Вашего ПО.
- Максимально вовлекайте участников в обсуждение, иначе получится как в ролике:
10. Перед завершением встречи следует подвести итоги, собрать обратную связь, определить дальнейшие действия и ответственных, возможное время следующей встречи и поблагодарить участников.
После встречи:
- Вышлите участникам протокол с результатами встречи.
- Контролируйте выполнение принятых решений, оповещайте участников о ходе реализации решений.
Удачных встреч и профессиональных побед!
